【残業ネタ】残業で疲れ果てていた僕が残業時間を数十時間、90％以上減らした方法【残業で悩むあなたへ】

どうも、どきです。

今日も仕事を定時10分オーバーくらいで切り上げてカフェでブログを書いています。
（最近更新がなかったのはプライベートが少し忙しく…） 

さて、今回はとうとう万人受けするネタです。

残業で悩んでいた僕が、上司やクライアントにも怒られることなく残業時間を数十時間、90％ほど減らした方法についてレクチャーします。

残業辛い、仕事辞めたい

見出しから超マイナスですねぇ。数ヶ月前の僕の気持ちです。この記事を読んでくださっている皆さんもおそらく同じような気持ちなのではなかろうか。残業って不思議ですよね。社内環境がいくら良くてもこいつのせいで精神を病んだり、痛ましい事件につながってしまったりするんですよ。精神衛生上よくないんです。

残業を強制する会社

じゃあ残業をさせる会社にメリットはあるのか、というと実はあまりないんですね。
「残業奨励されてるんだけど！」「上司が、残業しないやつはゴミだ、って…」なんて声も聞こえてきますが、残念ながらこんなことを言ってる人たちは会社のことなんて何も考えてません。冷静に考えてください。あなた達の残業代は会社の利益から出てますよ？

真に会社のことを考えている人の考えはこう

では会社のことを考えている人はなんと言うでしょう？
答えは非常に単純で、「明日で良いこと、今やるべきことでなければ切り上げて帰れ、頼むから。」と言うでしょう（少し盛ってる）。なぜかといえば答えは単純で、生産性が下がるからです。

生産性について

生産性とはなんでしょう？wikipdiaではこう定義されています。

生産性（せいさんせい、Productivity）とは、経済学で生産活動に対する生産要素（労働・資本など）の寄与度、あるいは、資源から付加価値を産み出す際の効率の程度のことを指す。

一定の資源からどれだけ多くの付加価値を産み出せるかという測定法と、一定の付加価値をどれだけ少ない資源で産み出せるかという測定法がある。

これって残業となんか関係あるの？と思われると思いますが、かなり関係があります。特に、「一定の資源からどれだけ多くの付加価値を産み出せるかという測定法と、一定の付加価値をどれだけ少ない資源で産み出せるか」というところにかかってきます。勘の良い方はおわかりかもしれませんが、一定の資源=労働時間になるのです。皆さんの一日の所定労働時間は8時間くらいかな思います。この8時間でどれだけ利益を積み上げ、維持できるかという視点が大事です。そして、会社を運営している人間は必ず持っていないといけない視点でもあります。

本記事内での生産性の定義

本記事での生産性は分かりやすいようにお金にします。

自分が一ヶ月で挙げた利益÷残業代を含んだ労働時間=自分が上げた利益/1時間

となります。この自分が上げた利益/1時間が低ければ低いほど終わってます。会社のガンです。注意として、利益は売上ではありません。当たり前だと思われるかもしれませんが、ここを判別できない人も実は多いです。それだけ利益というものについて無頓着な人が多いんですね〜。

生産性が低くなることの弊害

ちょっと口調が強くなってしまいましたが、冷静になって…。生産性が下がることでどうなるか、個人単位と会社単位で考えてみましょう。

個人

• 労働時間の増加
• 評価の低下（会社による）
• 所属する会社、企業の力が衰える

会社

• 会社の利益の低下
• 会社の力（生産性）の低下
• 慢性的な労働環境の悪化

 うわっ！労働時間が長くなることってデメリットしかないじゃん！！
これはいけない！誰も得してない！

こんな状況をほっとく訳にはいきませんね…！

まずは自分から！残業時間を減らす方法

さて、とうとう本題。残業時間を減らす具体的な方法です。ここまで引っ張ってきましたが、相手は時間なので、こちらも時間を敵に設定し、対峙していきます。そしてこの時間という敵の攻略には基本的にPDCAを回していくしかありません。

まずは測ろう

まずは何も考えずに、何にどれだけかかっているか、時間を測りましょう。ストップウォッチでもアプリでもなんでも構いません。ただ、秒まで測れるもので測りましょう。何故かといえば、一日1分削減できたとしたら、20営業日換算で20分残業が短縮出来たことになります。秒を捨てるとコレを実感できずに終わるからです。

ちなみに弊社では全く義務ではないにも関わらず、ふとした時に自分の業務時間を逐一ストップウォッチで測っている人間が割りといます。僕もその一人です。ぜひ購入しましょう。 

カシオ ストップウォッチ HS-3C-8AJH ブラック 1/100秒計測 10時間計 電池寿命約3年 HS-3C-8AJH

記録しよう

 エクセルでも手書きでもなんでも構いません。自分で確認できるように記録してください。できればエクセルでSUMIF関数を使って何にどれだけかかっているか、ひと目で分かるようにしましょう。いちいち電卓はじいてとかはめんどくさいと思うので…。これも時短です。Before Afterを確認するのにものすごく役立ちます。

この2つをまずは1週間もやってもらえれば、大体自分がどの業務にどのくらい時間をかけてしまっているのかがわかるはずです。僕は3日やって、3日とも大体同じような時間だったので最初の記録を終えました。

改善のためにPDCAを回しまくる

記録を終えると時短をしなければならない部分が見えてくると思います。ここからが改善のスタート。ひたすらPDCAを回しまくりましょう。

P:どの業務に時短の余地（無駄）があるか、時短方法を探る

D:探った時短方法を使って業務に取り組む（時間を測る）

C:どれだけ短縮できたか、短縮できなかったのかをチェック

A:全体の時間からどのくらい改善が出来たかを見て、更に改善の余地があるか、なければ次の業務の時短に乗り出す

ね？簡単でしょ？

具体例〜僕の場合〜

「いや、これじゃわかんねーよ！！」という方に僕の具体例を紹介します。業務は人それぞれあると思いますが、どの人も毎日のルーティンはあると思います。僕はそのルーティンの時短をすることにしました。

改善前
残業時間：40時間ほど
利益/時間：6500円

ITコンサルでもあるのでクライアントの予算管理や、日々の報告、メールを打つスピード、社内チャットを打つスピード、煙草休憩など、あらゆる業務の時間を測りました。

そして管理シートはこんな感じ（業務内容などは雑に消してます＆会社バレを避けるため、細かく書いていないシートを掲載しています）

こんな感じで時間を測って書き出しを1週間、10分刻みの表に書き出しては改善しを繰り返しました。そうすると大体毎日行っていること、突発的、または特定のときにしか起きない事が判断でき、かつそれぞれにどのくらい時間がかかっているかを見極めることが出来ました。

無駄を省く

例えば上の表で見ると右の合計でものすごく時間がかかっている業務があります。これは弊社の独特な業務なので公表できないところではあるのですが、お客様の状況を日々確認する、ルーチン業務でもありました。そこで僕はここの改善を最初に行いました。
具体的な改善内容としては、

• とにかくサラッと見るまでに徹する
• 気になるところがあるお客様のリストアップに留める
• リストアップしたお客様の改善をその日のタスクとして入れる

などに努めました。ようは、特に何もないお客様に対しても「何かあるかもしれない…」前提で動いていたんですね。それは時間を食うわけです。結果論ではありますが、極めて無駄であった行為を削ぎ落とすことで、まずは30分以上の時短に成功しました。さらに技術に強い先輩にツールを作ってもらったりした結果、ここの業務は100分超え/日→30分〜45分/日まで抑えることが出来ました。1日MAX70分くらい削減できている計算です。1ヶ月で約23時間削れている計算ですね！

ちなみにこのムダを削って、あれをやってない、コレをやってないというツッコミを食らったこともないし、クライアントや上司から怒られることもありません。むしろ褒められます。

上記やその他も改善後
残業時間：4〜5時間
利益/時間：7800円前後

この間で利益額が大きく上がる出来事がなかったので利益のインパクトとしてはまちまちでしたが、その一ヶ月はめちゃくちゃ早く帰る事ができました。結果としては利益も上がっていますね。

どんな職業にも通じる業務の時短が一番難しい

電話、メールや社内チャット書き込みは実は一番時短が難しいと思っています。慣れが必要なのはもちろん、打つのが遅かったり、つらつらと書いていたらわかりにくい文章になっておじゃん、なんてことも。

でもこういった連絡に時間がかかってしまうのであれば、おすすめできることは一つ。とにかく伝えたいことを頭のなかででも良いので、箇条書きにしてみましょう。

• 残業時間を減らしましょう
• みんなが残業し過ぎで、会社の生産性が上がってません！
• 一度時間を測って僕に報告してください。
• その後一人ひとりにあった時短方法を教えに行きます。

みたいにまずは骨組みを作ってあげましょう。より実務的にするなら、

• 本日納品予定のデータが完成したので送付する旨
• 明日反映したいので本日●時までに確認してほしい
• できなさそうならこういう手がある
• 1時間後に確認の電話入れるよ

などですかね。これに敬語や社交辞令の言葉を添えるだけで立派なメールの完成です。
気分でお客様にメールをする人はいないと思いますし、メーラーを開いてから内容を考えているようならそのメールは打たないほうがマシな気すらします。しっかり書くこと、伝えたいことを定めて、このあたりをしっかりカバーすれば1メールあたりMAX5分は短縮できます。

残業=必ずしも悪ではない

あたかも残業することが悪だと言う論調でしたが、僕としては残業は悪ではなく「無駄な残業」が悪だと考えています。無駄は削るものです。あなたが仕事をやる上で必要だと考えていることも一度冷静になってみてみるとやる必要のないモノだったりします。残業はあくまで「その日にやらなければならない事が終わらない時にするもの」です。その日やらなくて良いもの、そもそもやらなくて良いことをやって残業するのが不味いのです。毎日残業をしないと終わらないくらいマストタスクがある会社は所定労働時間を見直すべき。

所定労働時間を長く取る会社もある

例えばキーエンスという会社は朝の7時半から仕事が開始し12時間ほどの所定労働時間を設けています。少し今回の記事とは思考が違いますが、分単位でのスケジュール管理を全営業マンに徹底させています。その甲斐あってか、営業利益は50％、残業はさせない方針です。社員の給与もかなり高いものとなっています。決してホワイト企業とはいえないですが、会社を冷静に見つめ、そのために社員をどう動かすか考えた結果、こういった形態の会社となったと想定できます。

 キーエンスについては下記書籍を参照。

ビジネスケース『キーエンス?驚異的な業績を生み続ける経営哲学』―一橋ビジネスレビューe新書No.7

とにかく無駄を省くことで会社の利益、自分の精神衛生を守ることが出来ます。会社を守るなんてｗｗとか思う前に自分の精神を守りましょう。

まとめ

最後の方は少し丸投げ感が出てしまいましたが、とにかく言いたいことは「残業をすると会社も自分の精神衛生上も損なので早く帰れるときは帰りましょう。」ということです。しなければならないときがあるから残業というのは1つのイベントのように扱われているのであって、恒常的に行う残業は、イベントでもなんでもありません。毎日帰れないのは会社が悪い、上司が悪いという考えが先行しがちですが、まずは自責で考えてみると、早く帰れる糸口が見つかると思います。書いてたらダルくなってきたのでここまで。こういう効率化や世の自称社畜のための記事も積極的に書いていきます。

※注意

全職種に対応できる話でないのは重々承知しています。サービス業などはお客様の出入りなども関係するため、難しいかもしれません。が、一つ一つの時短自体は僕の紹介したことを実践すれば出来るはずです。時間がかかって怒られるなどがないようにする、という意味でご活用いただければと思います。

また、上司に帰るなと言われる人は、その上司にこの記事の冒頭の生産性の話を丁寧にしてあげてください。それでわからないようなやつには、愛社精神は愚か、利益追求への探究心もないのでついていく必要はありません。その会社を後にするか部署異動を希望しましょう。